UIN Walisongo Online, Semarang – UIN Walisongo Semarang terus mendorong penguatan tata kelola administrasi melalui transformasi digital. Hal tersebut diwujudkan melalui Kegiatan Koordinasi Penyiapan Proyek Perubahan “Membangun Budaya Kerja Paperless System melalui Tata Persuratan di Lingkungan UIN Walisongo Semarang” yang dilaksanakan pada Rabu (30/9/2026) di Ruang Sidang Gedung Rektorat Lantai 2, Kampus III UIN Walisongo Semarang.
Kegiatan tersebut merupakan bagian dari implementasi Proyek Perubahan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat II yang digagas oleh Muhammad Sirojuddin Munir, S.Ag., M.M. selaku project leader. Koordinasi dilakukan sebagai langkah awal untuk memetakan kondisi aktual sekaligus mengidentifikasi kebutuhan universitas dalam mendukung penerapan tata persuratan berbasis digital.
Dalam kegiatan tersebut dilakukan identifikasi dan analisis terhadap kebutuhan lembaga, khususnya terkait kesiapan infrastruktur teknologi, mekanisme tata kelola administrasi, alur birokrasi, serta skema pengelolaan persuratan dan kearsipan dinas yang selama ini berjalan. Hasil identifikasi tersebut menjadi bahan penting dalam penyusunan strategi perubahan agar transformasi tata persuratan dapat dilaksanakan secara bertahap, terintegrasi, dan berkelanjutan.
Muhammad Sirojuddin Munir menjelaskan bahwa proyek perubahan ini tidak hanya diarahkan pada perubahan media persuratan, tetapi juga menjadi bagian dari upaya reformasi birokrasi di lingkungan UIN Walisongo Semarang.
“Proyek perubahan ini merupakan reformasi birokrasi pada tata kelola administrasi surat-menyurat dan kearsipan dinas dengan mengonversi model persuratan berbasis fisik (paper based) menuju satu ekosistem digital berbasis cloud computing. Transformasi ini tidak semata-mata sebagai proyek teknologi informasi, tetapi sebagai perubahan budaya kerja yang menghubungkan nilai keagamaan, tanggung jawab ekologis, efisiensi birokrasi, dan tata kelola digital,” jelas Munir.
Menurutnya, penerapan paperless system diharapkan dapat mendorong proses administrasi yang lebih efektif dan efisien, mempercepat distribusi serta penelusuran dokumen, meningkatkan keamanan dan keteraturan arsip, sekaligus mengurangi ketergantungan terhadap penggunaan kertas dalam pelaksanaan administrasi kedinasan.
Koordinasi ini juga menjadi bagian dari respons UIN Walisongo terhadap kebutuhan tata kelola perguruan tinggi di era digital. Transformasi administrasi melalui pemanfaatan teknologi diharapkan dapat memperkuat budaya kerja yang adaptif, kolaboratif, dan berorientasi pada peningkatan kualitas layanan kelembagaan.
Selain mendukung kebutuhan internal universitas, proyek perubahan tersebut juga diarahkan untuk selaras dengan agenda transformasi digital dan reformasi birokrasi serta Menyukseskan Asta protas Kementerian Agama Republik Indonesia berupa Digitalisasi Tata Kelola sekaligus Penguatan Ekologi. Melalui penguatan tata persuratan digital, UIN Walisongo diharapkan semakin siap membangun ekosistem administrasi yang efektif, akuntabel, terdokumentasi, dan berkelanjutan.
Kegiatan diikuti oleh beberapa perwakilan Bagian dan unit terkait dengan program tersebut. Koordinasi ini menjadi tahapan awal untuk membangun kesamaan persepsi dan komitmen para pemangku kepentingan sebelum proyek perubahan memasuki tahapan implementasi. Selanjutnya, hasil identifikasi dan analisis akan menjadi dasar dalam penyusunan skema pengembangan serta tahapan implementasi budaya kerja paperless system di lingkungan UIN Walisongo Semarang.