UIN Walisongo Online, Semarang – Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) UIN Walisongo memfasilitasi Walisongo Career Center (WCC) menyelenggarakan kegiatan Pelatihan Penyusunan Instrumen Tracer dan Survei. Hadir pada kegiatan tersebut 32 orang partisipan yang merupakan elemen dari pengelola LPM, pengelola inti WCC, Kabag Akademik dan Kemahasiswaan, perwakilan Kaprodi dan sekprodi dari Prodi yang telah sukses reakreditasi, serta perwakilan dari pengelola Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data (PTIPD). Kegiatan pelatihan tersebut berlangsung dari tanggal 28-29 November 2023 di Hotel Santika Premiere Semarang.
Narasumber utama dalam kegiatan tersebut adalah Prof. Dr. Ir. Kusnandar, M Si dari Career Development Center (CDC) Universitas Sebelas Maret (UNS) Surakarta. Materi yang dibawakan oleh Prof Kus, sapaan akrabnya, terbagi menjadi 3 sesi: 1) Lesson Learned Pengelolaan Sistem Informasi CDC, 2) Integrasi Survei dan Tracer Study dalam Sistem Informasi, dan 3) Penyusunan Instrumen Tracer Study dan Survei. Memiliki segudang pengalaman menjabat sebagai Kepala Career Development Center UNS (2009-sekarang), Direktur pada Direktorat Organisasi dan Kelembagaan Indonesia Career Center Network (ICCN) (Tahun 2020-Sekarang), serta Koordinator Wilayah Tracer Study Belmawa Dikti (2015-2020), Prof Kus menyampaikan ketiga materi itu secara apik, detail, dan relevan dengan kebutuhan WCC, sistem tracer study, dan sistem survey UIN Walisongo saat ini. Atmosfir pelatihan sangat aktif dan positif dibuktikan dengan luapan-luapan harapan dari para Kaprodi (Nur Syamsudin, Fihris, dll) untuk meningkatkan response rate tracer study di prodi masing-masing.
Prof Kus menceritakan pengalaman mengawal tracer study di UNS bahwa Tracer study UNS didesain secara sensus untuk satu angkatan (single cohort) yaitu lulusan yang lulus satu tahun yang lalu. Dari setiap periode Tracer (awal tahun) akan dilakukan sinkronisasi data dari bigdata UNS, yakni Sistem Wisuda dan Sistem Siakad. Dalam pengambilan data tracer, target mahasiswa yang diambil data adalah mereka yang diwisuda pada periode Januari – Desember. Beliau mencontohkan ‘pengambilan data pada kohort (tahun lulusan) 2020 memiliki target pengisian tracer dari mahasiswa yang diwisuda pada tanggal 1 Januari 2020 sampai dengan 31 Desember 2020. Model ini mengadopsi dari model Kohort 1-2 tahun setelah lulus Schomburg (2023). CDC UNS memilih mengambil data tracer berformat ‘Tahun Sekarang (TS)-1’. Prof Kus menjelaskan bahwa model pengambilan tracer untuk data TS-1 mayoritas dipakai oleh PTU dikarenakan tuntutan Indeks Kinerja Utama (IKU) Perguruan Tinggi pertahun.
Prof Kus mengutip Schomburg (2003) menjelaskan sistem Kohort. Schomburg membagi kohort menjadi 4 golongan (6 bulan setelah lulus, 1-2 tahun setelah lulus, 3-5 tahun setelah lulus, dan lebih dari 5 tahun setelah lulus). Kohort tersebut memiliki fokus yang berbeda: 6 bulan setelah lulus pertanyaan berfokus pada transisi, 1-2 tahun berfokus pada transisi dan pekerjaan pertama, 3-5 tahun berfokus pada karir pertama, serta lebih dari 5 tahun kelulusan berfokus pada perjalanan karir. Kohort 6 bulan tidak direkomendasikan untuk pengambilan data karena mayoritas lulusan belum memiliki pengalaman. Kohort 1-2 tahun dan Kohort 3-5 tahun direkomendasikan dengan alasan yang sama, yakni proses transisi bisa ditanyakan secara berulang. Sementara Kohort lebih dari 5 tahun sangat sulit untuk mendapatkan alamat dari kohort lama (alumni pada tahun-tahun wisuda lama), sehingga tidak direkomendasikan untuk digunakan.
Adapun terkait survey, Prof Kus menegaskan bahwa jenis survey di Perguruan tinggi terbagi menjadi 2 jenis: Survey Eksternal dan Survey Internal. Survey eksternal meliputi: Tracer Study, survei Pengguna lulusan, survei kepuasan pelanggan, survei kepuasan layanan, dll. Adapun survei internal meliputi: Survei kepuasan layanan (pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat, administrasi), serta Survei penilaian kinerja mahasiswa, dosen, dan tendik. Adapun integrasi sistem survei bisa dilakukan berdasarkan pada penanggungjawab survei, pengguna survei, sasaran survei, periode survei, dan tujuan survei. Poin penting yang perlu diperhatikan dalam instrumen adalah perlu dicek Borang BAN PT, LAM, dan Akreditasi Internasional (sesuai kebutuhan data survei). Adapun metode pengumpulan data bisa berupa: personal interviews, personal administration, mail survey, telephon survey, email survey dan online survey (Schomburg, 2003).
Berikutnya acara dipandu oleh Kepala Pusat Pendampingan dan Pengembangan Mutu Mahasiswa sekaligus ex officio ketua WCC (Sayyidatul Fadlilah, M.Pd.) dan Kepala Pusat Audit Penjaminan Mutu (Komarudin, M.Ag.) dibantu sekretaris WCC (Fuji Astutik, M.Pd.) dan operator sitrace PTIPD (Muhammad Nurul Mubin, S.Kom.) bertajuk ‘Penyusunan Instrumen Tracer Study dan Survei’, dilanjutkan dengan Review Hasil Penyusunan instrumen tracer dan survei pada hari ke-2. Hadir mendampingi secara penuh dalam pelatihan tersebut, yakni ketua LPM (Dr. Hasan Asy’ari Ulama’i, M.Ag.), sekretaris LPM (Anila Umriana, M.Pd.), serta Kepala Pusat Pengembangan Standar Mutu (Dr. Anthin Lathifah, M.Ag.). Dengan menggunakan metode Sidang Komisi, 4 instrument survei yang selama ini digunakan (survei kepuasan pengguna alumni/lulusan, Survei kepuasan mahasiswa, Survei kepuasan dosen, dan surve kepuasan tendik) direview, didiskusikan, dan direvisi tim komisi.
Berikutnya, pada sesi Rekomendasi, Ketua LPM (Dr. Hasan Asy’ari Ulama’i, M.Ag.) menyampaikan rekomendasi bahwa Tracer Study yang dilaksanakan WCC ke depan akan mengambil kohort 1-2 tahun dengan TS-2 dengan alasan tracer study PTKIN saat ini lebih dominan untuk memenuhi kebutuhan akreditasi, sementara PTU mayoritas dominan memenuhi kebutuhan IKU. Dua langkah yang berbeda dengan kekuatan dan kelemahan masing-masing. Namun ketua LPM juga menegaskan akan siap dengan TS-1 jika sewaktu2 kebutuhan tracer study PTKIN menuntut pola pengambilan data tracer TS-1. Terkait rekomendasi ketua LPM tersebut, bisa disimpulkan bahwa tracer study berikutnya pada tahun 2024 yang akan dijalankan prodi dengan dukungan seluruh pimpinan fakultas dan universitas dan seluruh sivitas akademika UIN Walisongo, serta KALAM (Keluarga Alumni) Walisongo akan menggunakan kohort 1-2 tahun kelulusan dengan TS-2. Disimulasikan contoh tracer study tahun 2024 nantinya yang akan dilaksanakan pada Bulan Tracer (bulan Agustus, September, Oktober 2024) akan mengambil data lulusan Tahun Penuh (TS) Akademik 1 Juli 2021 sampai dengan 31 Juni 2022.
Menguatkan rekomendasi, Kabag Akademik dan Kemahasiswaan H. Nurrohman, S.Ag., S.Pd.,MM., menyatakan sangat mendukung adanya tracer awal calon wisudawan mengisi semua data yang melekat pada dirinya sebelum diwisuda untuk penyederhanaan proses pengisian instrumen sisa tracer study yang hanya bisa diisi pada saat mereka sudah menjadi alumni. Bentuk dukungannya tersebut ditindaklanjuti dengan permohonannya kepada PTIPD untuk update sistem di Si-Ijaz terkait data awal calon wisudawan. Sementara itu, ketua LPM memberikan strategi jitu untuk meningkatkan response rate tracer study dengan cara pengelola prodi menelepon satu persatu alumninya untuk melengkapi sisa datanya mengingat profesi alumni sangat beragam dan pengelola prodi adalah pihak terdekat yang memiliki ikatan batin dengan alumninya. Pimpinan lain seperti wakil dekan 3, dekan bahkan rektor memiliki tanggungjawab moral turut mensukseskan gerakan tracer study secara massive. Dengan bergerak bersama dan serius, ketua LPM optimis response rate tracer study akan terus meningkat kedepannya.