Ditulis oleh Ely Faozatun Ni’mah ( Pranata Humas Ahli Muda UIN Walisongo Semarang)
Setiap musim PBAK tiba, ada dua tema yang hampir pasti ikut “daftar ulang”: UKT dan biaya ma’had. Pertanyaannya mirip dari tahun ke tahun. Kenapa golongan UKT saya segini? Bisa banding atau tidak? Kenapa ma’had diwajibkan, dan kenapa biayanya cukup tinggi? Adakah keringanan?
Informasinya sebenarnya sudah ada. Surat edaran sudah terbit, pengumuman sudah diunggah di website. Tapi entah kenapa, mahasiswa justru lebih dulu tahu dari unggahan akun anonim di media sosial, lengkap dengan bumbu-bumbunya.
Di situlah kebuntuan biasanya dimulai. Kampus merasa sudah menjelaskan, mahasiswa merasa tidak didengar. Dua-duanya merasa benar, dan dua-duanya memang ada benarnya.
Kenapa Sering Buntu?
Kalau dipikir-pikir, kebuntuan ini jarang lahir dari niat buruk. Lebih sering karena kita bicara dengan bahasa dan ritme yang berbeda.
Birokrasi terbiasa dengan nomor SK, pasal, dan prosedur. Mahasiswa terbiasa dengan bahasa pengalaman dan bahasa media sosial. Birokrasi butuh rapat dan disposisi untuk memutuskan sesuatu, sementara mahasiswa berharap jawabannya keluar hari itu juga.
Ditambah lagi, saluran informasi kita sering cuma searah: dari atas ke bawah, lewat edaran dan website, tanpa ruang tanya-jawab yang sungguhan. Kebijakan diumumkan tanpa alasannya, jadi gampang ditafsirkan sendiri-sendiri. Dan kalau satu aduan pernah dibiarkan menggantung, wajar kalau berikutnya mahasiswa lebih memilih jalur viral ketimbang jalur resmi.
Apalagi kalau sudah menyangkut biaya. UKT dan ma’had sama-sama menyentuh langsung kantong mahasiswa dan orang tua. Informasi yang setengah-setengah soal angka dan aturan main akan cepat berubah menjadi kecurigaan.
Lalu, Apa yang Bisa Dilakukan?
Tidak ada jurus sakti. Tapi ada beberapa kebiasaan kecil yang, kalau dijalankan konsisten, hasilnya terasa.
Terjemahkan bahasa birokrasi. Setiap kebijakan penting sebaiknya punya versi “bahasa manusia”: apa yang berubah, siapa yang kena, kapan berlaku, dan ke mana harus bertanya. Satu infografis atau video satu menit sering lebih ampuh daripada lampiran SK sepuluh halaman.
Ceritakan alasannya, bukan cuma keputusannya. Orang lebih mudah menerima kabar yang kurang enak kalau paham pertimbangannya. Soal UKT, misalnya, menjelaskan dasar penentuan golongan dan cara mengajukan banding jauh lebih menenangkan daripada sekadar mengumumkan angka. Begitu juga program wajib ma’had: mahasiswa dan orang tua perlu tahu mengapa program itu diwajibkan, apa yang mereka dapatkan dari biaya yang dibayarkan, dan apakah tersedia skema keringanan bagi yang keberatan.
Hidupkan saluran resmi yang dua arah. Layanan informasi dan pengaduan seperti PPID dan SP4N-LAPOR! sudah ada. Tantangannya adalah membuat mahasiswa yakin saluran itu benar-benar dibaca. Umumkan berapa lama aduan akan dijawab, lalu tepati.
Tuntaskan setiap aduan. Jawab, lalu kabari tindak lanjutnya, meskipun jawabannya belum sesuai harapan. Kepercayaan tumbuh dari bukti, bukan janji, dan rekap tindak lanjut yang dipublikasikan rutin bisa menjadi bukti itu.
Ngobrol sebelum ramai. Forum rutin antara pimpinan, unit layanan, dan organisasi mahasiswa sebaiknya digelar jauh sebelum PBAK, bukan setelah tagar terlanjur trending.
Dengarkan media sosial. Pantau isu yang beredar, jawab pertanyaan publik dengan cepat dan santun, lalu arahkan keluhan pribadi ke saluran resmi. Diam di media sosial sering dibaca sebagai tidak peduli.
Ajak mahasiswa jadi bagian dari tim. Kawan-kawan BEM, UKM pers, atau duta kampus bisa diajak menyusun dan menyebarkan informasi. Pesan yang datang dari sesama mahasiswa biasanya lebih cepat dipercaya.
Humas di Tengah-tengah
Di sinilah Pranata Humas punya posisi yang unik: cukup dekat dengan pimpinan untuk memahami kebijakan, dan cukup dekat dengan mahasiswa untuk merasakan keresahannya.
Tugasnya kira-kira tiga. Menerjemahkan kebijakan menjadi pesan yang mudah dicerna. Mendengarkan suara mahasiswa, lalu meneruskannya ke pimpinan dalam bentuk yang bisa ditindaklanjuti. Dan menjembatani pertemuan sekaligus mengawal janji yang sudah disepakati.
Kalau tiga hal ini berjalan, humas tidak lagi dilihat sebagai corong satu pihak, melainkan tempat bertemu yang dipercaya kedua belah pihak.
Pada Akhirnya
Kebuntuan komunikasi bukan tanda bahwa kampus dan mahasiswa berada di kubu yang berbeda. Ia hanya tanda bahwa jembatan di antara keduanya perlu diperkuat: dengan bahasa yang sama-sama dipahami, saluran yang sungguh didengar, dan tindak lanjut yang bisa dibuktikan.
Kampus yang mau mendengar mahasiswanya bukan kampus yang lemah. Justru dari situlah wibawanya tumbuh, dari kepercayaan, bukan sekadar dari kewenangan.